Über uns

ProtocolHero ist ein junges SaaS-Startup aus Köln/Frechen. Wir entwickeln eine smarte Weblösung zur digitalen Protokollierung für das Handwerk – einfach, schnell, effizient. Unser Team arbeitet hands-on, pragmatisch und mit klarem Fokus auf Wirkung.

Stellenbeschreibung

Wir suchen keine klassische Assistenz, sondern eine mitdenkende, strukturierte und durchsetzungsstarke Persönlichkeit – unser Rückgrat im Alltag.

Wenn du nicht fragst: „Was soll ich tun?“, sondern sagst: „Ich weiß, was jetzt wichtig ist“ – dann lies weiter.

Du bist zentrale Anlaufstelle für Organisation, Backoffice, HR und Buchhaltung – mit viel Verantwortung, aber auch echtem Gestaltungsspielraum.

Deine Aufgaben

• Selbstständige Organisation aller Office- und Verwaltungsprozesse

• Unterstützung im Personalmanagement: Onboarding, Verträge, Mitarbeitendenverwaltung

• Kommunikation mit Buchhaltung, Steuerberater:innen und Behörden

• Verantwortlich für alle interne Organisation und Pflege von Daten

• Unterstützung der Geschäftsführung bei strategischen und operativen Themen

• Identifikation und Umsetzung effizienter Workflows (z. B. mit KI-Tools oder Automatisierungen)

Dein Profil

• Erfahrung im Office Management, idealerweise mit HR- oder Buchhaltungsbezug

• Strukturierte, eigenverantwortliche und lösungsorientierte Arbeitsweise

• Sicherer Umgang mit digitalen Tools (z. B. Notion, Slack, Google Workspace, Excel)

• Organisationstalent mit Blick für Details, Deadlines und Dynamik

• Proaktive Kommunikation und klare Priorisierung

• Hands-on-Mentalität – du siehst, was fehlt, und regelst es

• Du sprichst fließend Deutsch (Niveau Muttersprache) und Englisch

Erfahrungslevel

Junior Professional – Mid Professional

• Erfahrung mit Software wie z.B. DATEV, Lexoffice, Buchhaltunsbutler

• Lohnbuchhaltung oder Vertragsverwaltung

• Interesse an Technologie, Automatisierung und Startups

• Bereitschaft, Verantwortung zu übernehmen und mit dem Team zu wachsen

Warum dieser Job?

• Kein 08/15 – sondern ein dynamischer Alltag mit echtem Einfluss

• Offenes, ehrliches Team mit klarer Kommunikation

• Flache Hierarchien und echtes Mitgestalten

• Viel Verantwortung – aber auch viel Vertrauen

• Du arbeitest an einem Produkt, das Handwerksbetrieben messbar Zeit spart

Stellenprofil

Erfahrungslevel:
• Junior Professional – Mid Professional
Arbeitsort:
• Frechen [Teil Remote je nach Absprache]
• Office First – HomeOffice Friendly
Anstellungsart:
• Teilzeit oder Vollzeit, je nach Profil und Verfügbarkeit

Vielleicht bist du genau die Person, die Struktur ins Chaos bringt, mitdenkt, mitzieht und mitgestaltet.

Bist du unser nächster Hero? 🦸‍♂️🦸‍♀️