50%
Zeitersparnis
im Büro und bei Monteuren, durch digitale Dokumentation
Prüfprotokolle, Verträge, Belege und Formulare in einem System – mit Team, Freigaben, Planung und KI. Der Hero AI Assistant unterstützt dich; eigene Hero Agenten – deine digitalen Mitarbeiter – lesen E-Mails, leiten Aufgaben ab und arbeiten Aufträge selbstständig ab.
Hero Agent entdecken – dein digitaler Mitarbeiter im HandwerkEine Plattform für viele Dokumentationsprozesse.
Jeder Schritt ist Kommunikation: Verträge, Dokumente, Prüfprotokolle, Chats, Aufgaben. Über API und MCP bindest du eigene KI und bestehende Systeme an ProtocolHero an.
Dokumentation und Kommunikation an einem Ort, mit KI im Betrieb.
50%
Zeitersparnis
im Büro und bei Monteuren, durch digitale Dokumentation
40%
weniger Nacharbeit
Fotos und Werte nicht ein zweites Mal erfassen
30%
schnellerer Nachweis
vom Einsatz zum unterschriebenen PDF
80%
ohne Rückfrage
vollständiges Protokoll schon beim ersten Mal
Über 1.000 Betriebe nutzen ProtocolHero.
Kundenstimmen ansehenAuf der Baustelle und im Büro: Dein Monteur schickt ein Foto der Verteilung und einen kurzen Rapport – der Hero Agent trägt die Werte ins Prüfprotokoll ein. Er liest deine E-Mails und macht Aufgaben daraus, prüft Einreichungen und erledigt Aufträge nach Zeitplan, auch über Nacht. Steuere ihn direkt in ProtocolHero oder über Cursor, Claude, ChatGPT/Codex per MCP.
Klar getrennt: Der Hero AI Assistant ist dein persönlicher Helfer in der App. Ein Hero Agent ist ein eigenständiger digitaler Mitarbeiter mit Profil, Platz, E-Mail-Adresse, Rechten und MCP-Token – im Hero- und Enterprise-Plan, ein Platz pro Agent wie ein Mitglied.
Prüfprotokoll-Agent
AgentVerbunden · einsatzbereit
Aktiver Token · phb_wK2q••••
Werkzeug-Berechtigungen
Über Rolle gewählt38 Werte sind eindeutig. Bei Stromkreis 17 und 31 brauche ich deine Bestätigung, bevor ich fortfahre.
Freigabe erforderlich
Ausgefülltes Prüfprotokoll final einreichen und gegen nachträgliche Änderungen sperren.
Weise Dokumente zu, lege Prüfer fest und verfolge jeden Schritt — inklusive GPS-Standort bei der Unterschrift und kompletter Aktivitätshistorie.
Prozess
Verlauf
Konkrete UI-Ansichten für Builder, mobile Einreichung, PDF-Übergabe, Kalender, Board, Einsatzplanung und Chat.
Eigene Protokolle mit Feldern, Abschnitten und Pflichtangaben aufbauen – ohne Code.
Einreichung vor Ort ausfüllen, Status sehen und Nachweise anhängen.
Prüfprotokoll mit Messwerten, Fotos und Unterschrift übergeben.
Aufgaben als Liste, Kalender oder Board planen – mit Fälligkeiten im Blick.
Aufgaben als Kanban-Board organisieren – mit frei benennbaren Spalten, Team-Labels, mehreren Zuweisungen und Fortschritt.
Die Woche des Teams auf einen Blick: Wer ist wo, wie voll ist der Tag, welcher Auftrag hängt.
Kanäle für die Baustelle, direkte Nachrichten ans Team – absprechen, ohne den Vorgang zu verlassen.
Von Handwerk und Prüfung bis Facility Management, Hausverwaltung, Audits und interne Abläufe.
Prüfungen, Messwerte, Abnahmen und Mängelprotokolle strukturiert dokumentieren – ohne Normkonformitätsversprechen.
Heizungswartung, Inbetriebnahmen und Kundendienstberichte als digitale Nachweise erfassen.
Serviceberichte, Wartungsprotokolle, Störungsdokumentation und Checklisten für Kälteanlagen.
Regieberichte, Bautagesberichte, Abnahmen, Mängelprotokolle und Fotodokumentation.
Aufmaßdokumentation, Mängel, Vorher-Nachher-Fotos, Abnahmen und Kundenunterschriften.
Wiederkehrende Serviceeinsätze, Checklisten, Kundennachweise und PDF-Übergabe.
Viele Betriebe bauen wichtige Abläufe noch in Word, Excel oder auf Papier. ProtocolHero macht daraus digitale Vorlagen mit Struktur, Prüfung, Freigabe und PDF-Ausgabe.
Der Ablauf bleibt einfach: Vorlage vorbereiten, vor Ort ausfüllen, im Team freigeben.
Starte mit einer Vorlage oder baue dein eigenes Protokoll passend zum Betrieb – ohne Code.
Erfasse Messwerte, Fotos, Hinweise und Unterschriften direkt auf der Baustelle oder im Objekt.
Dein Team prüft die Einreichung und übergibt einen sauberen PDF-Nachweis – digital oder ausgedruckt.
Von einfachen Protokollen bis zu komplexen Dokumentationsprozessen. Was heute verfügbar ist und was als Nächstes kommt.
No-Code Vorlagen Builder
Eigene Formulare und Protokolle per Drag-and-drop erstellen.
Einreichungen
Formulare digital ausfüllen – mobil und offline.
PDF Export
Professionelle PDFs aus jeder Einreichung.
Datenbanken
Stammdaten verknüpfen und wiederverwenden.
Signaturen & Freigaben
Unterschrift vor Ort, Angebot zur Unterschrift und nachvollziehbarer Verlauf.
Belege
Reisekosten, Bewirtung und Eigenbelege als digitale Vorlagen – kein Buchhaltungsprodukt.
Teilen & Export
Nachweise als PDF oder über sichere Links übergeben.
Team-Workflow
Zuweisen, prüfen, freigeben – nachvollziehbar.
Mobile & Offline
Auch ohne Internet auf der Baustelle nutzen.
KI-Assistent
Dein persönlicher Assistent: Aufgaben per Gespräch anlegen, zuweisen und verschieben. Ab Hero-Plan mit AI Gesprächsmodus auf der Aufgaben-Seite.
Hero Agenten
Digitale Mitarbeiter auf der Baustelle und im Büro: Foto der Verteilung oder Rapport → Werte im Prüfprotokoll. Lesen Mails, leiten Aufgaben ab, arbeiten Aufträge nach Zeitplan ab.
E-Mail für Kanäle & Boards
Eigene E-Mail-Adresse je Kanal und Board: Mails werden zur Kanalnachricht oder zur Karte – mit KI-Kurzfassung.
Board-Anbindung
Protokoll → Board: Je Station Zielspalte und Zugewiesene festlegen, Karten verlinken Einreichung und Protokoll.
Webformulare
Strukturierte Anfragen direkt über die eigene Website erfassen.
Berichte & Auswertungen
Einreichungen auswerten, Fortschritte verfolgen und Aktivitäten im Blick behalten.
Zeitstempel
Automatische Zeitstempel bei definierten Aktionen im Protokoll.
Aufgaben & Kalender
Aufgaben aus Protokollen ableiten, Termine und Fälligkeiten als Liste, Kalender oder Board planen.
Aufgaben-Board
Aufgaben als Kanban-Board mit frei benennbaren Spalten, Team-Labels und Mehrfachzuweisung organisieren.
Einsatzplanung
Wer ist wo in der Woche, wie voll ist der Tag, welcher Auftrag hängt.
Chat
Kanäle für die Baustelle und direkte Nachrichten ans Team.
Wiederkehrende Blöcke
Verschachtelte Ebenen beim Ausfüllen anlegen – Stromkreis, Raum, Gerät.
Angebote schreiben
Angebote aus dokumentierter Leistung ableiten und an den Kunden übergeben.
Grundriss-Aufgaben
Aufgaben und Mängel direkt auf Plänen verorten.
Rechnungserstellung
Rechnungen aus dokumentierter Leistung ableiten.
Zeiterfassung
Zeiten je Auftrag und Kolonne erfassen.
Lagermanagement
Material und Bestand im Betrieb führen.
Leite info@ nach ProtocolHero: Jede Mail landet dort, wo gearbeitet wird – im Kanal, auf dem Board, im Kalender. Dein Hero Agent macht daraus Aufgaben und Antworten.
Jeder Kanal und jedes Board bekommt eine eigene Adresse – in jedem Plan. Eingehende Mails werden zur Kanalnachricht oder zur neuen Karte mit Zielspalte und Zuweisung.
Betreff, zwei bis drei Zeilen und die Anzahl der Anhänge – direkt im Kanal. Anhänge aus der Mail bleiben bei der Karte oder im Thread.
Dein digitaler Mitarbeiter liest mit, ignoriert Spam, legt Aufgaben und Termine an und verfasst Antworten – versendet über deinen SMTP oder über ProtocolHero, im Vorsichtsmodus erst nach Freigabe.
Kanäle, Threads, Erwähnungen, Dateien – und Agenten als Mitglieder.
# auftraege-posteingang
auftraege@mustermann-elektro.de
Prüfprotokoll Halle 3 – Nachtermin?
bauleitung@meyer-bau.de · 08:42
KI-Kurzfassung
Meyer Bau bittet um eine Nachprüfung in Halle 3 am Donnerstag ab 14 Uhr. Lageplan und Mängelliste liegen bei.
Gelesen, verstanden, eingeordnet:
Freigabe: Antwort senden
Donnerstag 14 Uhr an bauleitung@meyer-bau.de bestätigen, Absender auftraege@…, Ursprungsprotokoll (PDF) anhängen.
API & MCP ist live: Binde deine eigene KI und bestehende Software an – oder führe Dokumentation, Aufgaben und Team direkt in ProtocolHero.
Protokolle, Aufgaben, Einsatzplanung, Chat und Freigaben in einer Plattform – ohne Extra-Tool für die Dokumentation.
Das ist der heutige Weg: Builder, Einreichungen, Kalender, Board und PDF in ProtocolHero.
Kostenlos startenSchließt die Werkzeuge an, die der Betrieb schon nutzt. Die KI versteht den Vorgang, empfiehlt den nächsten Schritt und handelt mit.
API & MCP ist live. Welche Systeme und Werkzeuge ihr konkret verbindet, klären wir im Erstgespräch.
Mehr zu API & MCPVon Handwerk und Prüfung bis Facility Management, Hausverwaltung, Audits und interne Abläufe.
Prüfprotokolle, Messwerte, Abnahmen und Mängelprotokolle strukturiert dokumentieren.
Wartungen, Inbetriebnahmen, Kundendienstberichte und Abnahmeprotokolle.
Serviceberichte, Wartungsprotokolle und Störungsdokumentation.
Objektbegehungen, Wartungsrunden, Zustandsberichte und Dienstleisternachweise.
Wohnungsübergaben, Mängelprotokolle, Schadendokumentation und Eigentümer-PDFs.
Befundaufnahmen, Fotos, Bewertungen und strukturierte PDF-Berichte.
Dachbegehung, Sturm- und Hagelschaden, Abdichtung und Abnahme mit Fotos.
Auf- und Abbau, Prüfung vor Nutzung und Übergabe an Gewerke mit Fotos.
Aufmaß, Untergrund, Abdichtung nass und Abnahme je Raum.
Anstrich, Untergrund, Farbton und Wohnungs- oder Objektabnahme mit Fotos.
Ständerwerk, Beplankung, Öffnungen und Abnahme je Raum oder Geschoss.
Ohne Normkonformitäts- oder Zertifizierungsversprechen.
Erstelle digitale Formulare für Kunden, Bewerber, Mieter, Dienstleister oder interne Teams. Teile sie per Link, binde sie auf deiner Webseite ein – als Inline-Formular oder als schwebender Button.
Ein Klick genügt: Ein schwebender Button öffnet ein Popup-Formular auf jeder Seite deiner Webseite – ideal für digitale Besichtigungen, Umfragen und Kontaktformulare, die mehr können als ein einfaches Mail-Formular.
Direkt zur Aufgabe
Jede eingehende Einreichung lässt sich sofort als Aufgabe im Team anlegen – mit Fälligkeit und verantwortlicher Person im Kalender.
Mehr zu Kalender & AufgabenFormulare per Link an Kunden, Bewerber oder Dienstleister schicken – kein Login nötig. Der Empfänger öffnet das Formular direkt im Browser, füllt es aus und schickt es ab. Du erhältst das ausgefüllte Dokument sofort in deiner Inbox.
Formulare direkt in eine Seite deiner Webseite einbetten – mit einem Embed-Code, ohne dass deine Kunden einen Account brauchen.
Live Demo — Öffentlicher Formular-Link
Prüfung elektrischer Anlagen – Klicken zum Ausfüllen
Mehr als nur ein Demo-Formular – stöbere durch unsere fertigen Vorlagen.
Weitere Vorlagen entdeckenMögliche Anwendungsfälle:
Starte kostenlos und erweitere, wenn dein Team mehr braucht.
Alle Details und aktuelle Preise findest du auf der Preisseite.
In Deutschland entwickelt – mit dem Handwerk im Blick.
Datenschutz wird von Anfang an mitgedacht.
Eine Plattform statt Zettel, Word und verstreuter Fotos.
Anleitungen und Antworten, wenn du sie brauchst.
Entwickelt entlang echter Abläufe auf der Baustelle.
Vertrauen
Elektrobetriebe, Facility-Manager und Prüfdienstleister vertrauen auf digitale Protokolle mit ProtocolHero.



































„Besonders das KI-Feature spart uns sehr viel Zeit, weil wir nicht mehr alles händisch eintippen müssen. Eure KI ist genial.“
Kostenlos testen oder ein Erstgespräch führen – und Dokumentation endlich einfach machen.