Weg von Word, Excel und Papier.
ProtocolHero verwandelt wiederkehrende Prüfungen, Formulare, Nachweise und Freigaben in digitale Vorlagen – vor Ort ausfüllen, im Team freigeben, als PDF weitergeben.
Für Elektro, Facility Management, Hausverwaltungen, Prüfer, Gutachter und Service Teams
Protokoll-Basis steht — Blöcke werden gleich hinzugefügt…
in die Vorlage ziehen
Eine Plattform für viele Dokumentationsprozesse.
Jedes Protokoll. Vollständig rückverfolgbar.
Weise Dokumente zu, lege Prüfer fest und verfolge jeden Schritt — inklusive GPS-Standort bei der Unterschrift und kompletter Aktivitätshistorie.
Prozess
Verlauf
Direkt im Protokoll. Nicht auf dem Zettel.
Kommentare und Aufgaben genau am passenden Feld anlegen, Kollegen einbinden und alles im Blick behalten – wie in Google Docs, aber für strukturierte Prüfprotokolle.
Im Protokoll
Prüfung elektrischer Anlagen
@salim bitte Auftragsnummer mit Angebot abgleichen.
Erledigt – Nummer stimmt mit Angebot überein.
@Salim Danke! Ich markiere das als erledigt.
Auftragsnummer mit Angebot abgleichen
Als erledigt markiert → @Salim
Messwerte im Feld 3.2 prüfen
Benachrichtigungen
Neueste Aktivitäten und Hinweise in deinem Workspace
Jonas Tanner hat zu "Prüfung elektrischer Anlagen" kommentiert: "Bitte Messwerte nochmal prüfen."
Laura Schneider hat deinen Kommentar bei "Angebot A-PH-1060" als erledigt markiert.
Aylin Kaya hat bei "Prüfung elektrischer Anlagen" geantwortet: "Angebot ist raus."
Anna Kersting hat dir eine Aufgabe bei "Wohnungsübergabe 3. OG" zugewiesen.
Edward Nguyen hat "Prüfung elektrischer Anlagen" zur Prüfung gesendet.
Fünf Ansichten, die den Nutzen sofort zeigen
Konkrete UI-Ansichten für Builder, mobile Einreichung, PDF-Übergabe, Kalender und das Aufgaben-Board.
Protokoll-Builder
Eigene Protokolle mit Feldern, Abschnitten und Pflichtangaben aufbauen – ohne Code.
Mobiles Ausfüllen
Einreichung vor Ort ausfüllen, Status sehen und Nachweise anhängen.
PDF-Export
Prüfprotokoll mit Messwerten, Fotos und Unterschrift übergeben.
Kalender & Aufgaben
Aufgaben als Liste, Kalender oder Board planen – mit Fälligkeiten im Blick.
Aufgaben-Board
Aufgaben als Kanban-Board organisieren – mit frei benennbaren Spalten, Team-Labels, mehreren Zuweisungen und Fortschritt.
Ein System für viele Dokumentationsprozesse
Von Handwerk und Prüfung bis Facility Management, Hausverwaltung, Audits und interne Abläufe.
Elektro Prüfprotokolle
Prüfungen, Messwerte, Abnahmen und Mängelprotokolle strukturiert dokumentieren – ohne Normkonformitätsversprechen.
SHK Wartungen
Heizungswartung, Inbetriebnahmen und Kundendienstberichte als digitale Nachweise erfassen.
Klima & Kälte Service
Serviceberichte, Wartungsprotokolle, Störungsdokumentation und Checklisten für Kälteanlagen.
Bau & Ausbau
Regieberichte, Bautagesberichte, Abnahmen, Mängelprotokolle und Fotodokumentation.
Maler & Ausbaugewerke
Aufmaßdokumentation, Mängel, Vorher-Nachher-Fotos, Abnahmen und Kundenunterschriften.
Wartung & Service
Wiederkehrende Serviceeinsätze, Checklisten, Kundennachweise und PDF-Übergabe.
Weg von Word, Excel und Papier
Viele Betriebe bauen wichtige Abläufe noch in Word, Excel oder auf Papier. ProtocolHero macht daraus digitale Vorlagen mit Struktur, Prüfung, Freigabe und PDF-Ausgabe.
Wie es heute oft läuft
Mit ProtocolHero
Vom eigenen Formular zum fertigen Nachweis
Der Ablauf bleibt einfach: Vorlage vorbereiten, vor Ort ausfüllen, im Team freigeben.
Vorlage bauen oder auswählen
Starte mit einer Vorlage oder baue dein eigenes Protokoll passend zum Betrieb – ohne Code.
Vor Ort ausfüllen
Erfasse Messwerte, Fotos, Hinweise und Unterschriften direkt auf der Baustelle oder im Objekt.
Prüfen, freigeben, PDF übergeben
Dein Team prüft die Einreichung und übergibt einen sauberen PDF-Nachweis – digital oder ausgedruckt.
Eine Plattform, die wächst
Von einfachen Protokollen bis zu komplexen Dokumentationsprozessen. Was heute live ist, was in der Beta und was bald kommt.
No-Code Vorlagen Builder
Eigene Formulare und Protokolle per Drag-and-drop erstellen.
Einreichungen
Formulare digital ausfüllen – mobil und offline.
PDF Export
Professionelle PDFs aus jeder Einreichung.
Datenbanken
Stammdaten verknüpfen und wiederverwenden.
Signaturen & Freigaben
Unterschriften direkt im Dokument und Team-Freigaben.
Teilen & öffentliche Links
Nachweise und Formulare per Link bereitstellen.
Team-Workflow
Zuweisen, prüfen, freigeben – nachvollziehbar.
Mobile & Offline
Auch ohne Internet auf der Baustelle nutzen.
Teilen & Einbetten
Formulare per Link teilen oder per Embed-Code in Webseiten einbetten.
Berichte & Auswertungen
Einreichungen auswerten, Fortschritte verfolgen und Aktivitäten im Blick behalten.
Zeitstempel
Automatische Zeitstempel bei definierten Aktionen im Protokoll.
Aufgaben & Kalender
Aufgaben aus Protokollen ableiten, Termine und Fälligkeiten als Liste, Kalender oder Board planen.
Aufgaben-Board
Aufgaben als Kanban-Board mit frei benennbaren Spalten, Team-Labels und Mehrfachzuweisung organisieren.
KI-Assistent
Vorlagen erstellen, Inhalte vorschlagen, Fotos analysieren.
Grundriss-Aufgaben
Aufgaben und Mängel direkt auf Plänen verorten.
Für jeden Betrieb, der strukturiert dokumentiert
Von Handwerk und Prüfung bis Facility Management, Hausverwaltung, Audits und interne Abläufe.
Elektro
Prüfprotokolle, Messwerte, Abnahmen und Mängelprotokolle strukturiert dokumentieren.
SHK
Wartungen, Inbetriebnahmen, Kundendienstberichte und Abnahmeprotokolle.
Klima & Kälte
Serviceberichte, Wartungsprotokolle und Störungsdokumentation.
Facility Management
Objektbegehungen, Wartungsrunden, Zustandsberichte und Dienstleisternachweise.
Hausverwaltungen
Wohnungsübergaben, Mängelprotokolle, Schadendokumentation und Eigentümer-PDFs.
Gutachter & Sachverständige
Befundaufnahmen, Fotos, Bewertungen und strukturierte PDF-Berichte.
VdS Prüfer & Inspektoren
Prüfabläufe, Mängel, Nachweise und Status digital dokumentieren – kein VdS-Siegel.
Städte & Kommunen
Begehungen, Kontrollrunden, Objektprüfungen und Mängelmanagement.
Audits & ISO
Audit-Checklisten, Abweichungen, Maßnahmen und Nachweise – kein Zertifizierungsversprechen.
Bau & Ausbau
Regieberichte, Bautagesberichte, Abnahmen und Fotodokumentation.
Interne Prozesse
Formulare, Onboarding, Freigaben und Gesprächsprotokolle intern abbilden.
Ohne Normkonformitäts- oder Zertifizierungsversprechen.
KI, die Dokumentation wirklich beschleunigt
ProtocolHero AI unterstützt dabei, Vorlagen zu erstellen, Dokumente zu bearbeiten und Informationen aus Fotos oder Dokumenten in strukturierte Felder zu übertragen.
Vorlagen mit KI erstellen
Beschreibe dein Protokoll kurz – der KI-Assistent schlägt Felder, Struktur und Abschnitte vor, die du dann anpassen kannst.
Ausfüllen schneller machen
KI hilft beim Formulieren, Ergänzen und Strukturieren direkt in der Einreichung – du prüfst und entscheidest.
KI Datei Analyser
Messwerte und Prüfergebnisse aus hochgeladenen Dateien (z. B. E-Check, DGUV) auslesen und in konfigurierte Felder übernehmen.
KI-Funktionen unterstützen – sie ersetzen nicht deine Prüfung oder rechtliche Verantwortung. Alle Angaben prüfst du selbst.
Auf der Roadmap Foto-Analyse für weitere Use Cases und erweiterte KI-Ausfüllhilfe – schrittweise in der Entwicklung.
Smarte Formulare teilen, einbetten und auswerten
Erstelle digitale Formulare für Kunden, Bewerber, Mieter, Dienstleister oder interne Teams. Teile sie per Link, binde sie auf deiner Webseite ein – als Inline-Formular oder als schwebender Button.
Schwebender Button
Ein Klick genügt: Ein schwebender Button öffnet ein Popup-Formular auf jeder Seite deiner Webseite – ideal für digitale Besichtigungen, Umfragen und Kontaktformulare, die mehr können als ein einfaches Mail-Formular.
Direkt zur Aufgabe
Jede eingehende Einreichung lässt sich sofort als Aufgabe im Team anlegen – mit Fälligkeit und verantwortlicher Person im Kalender.
Mehr zu Kalender & AufgabenTeilen per Link
Formulare per Link an Kunden, Bewerber oder Dienstleister schicken – kein Login nötig. Der Empfänger öffnet das Formular direkt im Browser, füllt es aus und schickt es ab. Du erhältst das ausgefüllte Dokument sofort in deiner Inbox.
Inline einbetten
Formulare direkt in eine Seite deiner Webseite einbetten – mit einem Embed-Code, ohne dass deine Kunden einen Account brauchen.
Live Demo — Öffentlicher Formular-Link
Prüfung elektrischer Anlagen – Klicken zum Ausfüllen
Mehr als nur ein Demo-Formular – stöbere durch unsere fertigen Vorlagen.
Weitere Vorlagen entdeckenMögliche Anwendungsfälle:
Bestehende Tools haben ihre Grenzen
Word, Excel und allgemeine Tools sind gut für viele Aufgaben – aber nicht für strukturierte, wiederkehrende Dokumentation mit Fotos, Prüfung, Freigabe und PDF-Übergabe.
Word & Excel
Gut für freie Texte und Tabellen. Aber keine mobilen Formulare, kein Team-Workflow, kein Fotoanhang und keine automatischen PDFs.
ProtocolHero macht daraus digitale Vorlagen mit Struktur, Freigabe und PDF-Ausgabe – direkt vor Ort ausfüllbar.
Einfache Formular-Tools
Gut für einfache Online-Formulare. Aber keine komplexen Prüfprotokolle, keine Fotos, keine internen Workflows und keine direkte PDF-Archivierung.
ProtocolHero kombiniert Formular, Nachweise, Fotos, Team-Prüfung und PDF in einem Ablauf.
Signatur-Dienste
Stark für Unterschriften. Aber kein Dokumentenaufbau, keine Fotos, kein mobiles Ausfüllen, keine Prüfschecklisten.
Für einfache Freigabe- und Unterschriftsprozesse kann ProtocolHero eine schlankere Alternative sein. Keine qualifizierte elektronische Signatur.
Was als nächstes kommt
ProtocolHero wächst entlang echter Anforderungen aus dem Betrieb. Hier siehst du, was in Planung ist.
Bedingte Logik & Formeln
Felder ein- und ausblenden basierend auf vorherigen Antworten, und Werte automatisch berechnen.
Aufgaben & Kalender
Aufgaben aus Protokollen ableiten, Fälligkeiten planen und Verantwortlichkeiten im Team zuweisen.
Grundriss & Planansicht
Aufgaben und Mängel direkt auf Grundrissplänen oder Anlagenplänen verorten.
Erweiterte KI-Analyse
Erweiterte Analyse von Fotos und Dokumenten für weitere Branchen und Use Cases – schrittweise ausgebaut.
Formel-Felder
Formelfelder zur automatischen Berechnung von Werten in Protokollen – folgen in Kürze.
Pläne, die mit deinem Betrieb wachsen
Starte kostenlos und erweitere, wenn dein Team mehr braucht.
- Protokolle erstellen
- Mobiles Ausfüllen
- PDF-Export
- Mehr Vorlagen und Einreichungen
- Datenbanken
- Workflow und Prüfung
- Workspace-Branding
- Rollen und Rechte
- Erweiterte Funktionen
Alle Details und aktuelle Preise findest du auf der Preisseite.
Hochwertig, ehrlich und nah am Handwerk
Made in Germany
In Deutschland entwickelt – mit dem Handwerk im Blick.
DSGVO-bewusst
Datenschutz wird von Anfang an mitgedacht.
Echte App statt Papierchaos
Eine Plattform statt Zettel, Word und verstreuter Fotos.
Support und Help-Center
Anleitungen und Antworten, wenn du sie brauchst.
Aus dem Handwerk
Entwickelt entlang echter Abläufe auf der Baustelle.
Häufige Fragen
Vertrauen
Über 1.000 Betriebe nutzen ProtocolHero
Elektrobetriebe, Facility-Manager und Prüfdienstleister vertrauen auf digitale Protokolle mit ProtocolHero.
„Besonders das KI-Feature spart uns sehr viel Zeit, weil wir nicht mehr alles händisch eintippen müssen. Eure KI ist genial.“
Eine Plattform für strukturierte Dokumentation – egal welcher Betrieb.
Kostenlos testen oder eine Demo buchen – und Dokumentation endlich einfach machen.