Die Zukunft der Dokumentation ist autonom.
Dein digitales Team. Vor Ort und im Büro. Du behältst die Kontrolle.
Hero Agenten – Vollwertige KI-Mitarbeiter für deinen Betrieb- Server in Frankfurt
- Datenschutz nach DSGVO
- AVV & TOM für alle Kunden
- KI-Verarbeitung in der EU
- Zwei-Faktor-Anmeldung für dein Team
- Deine Daten gehören dir
Was Betriebe mit ProtocolHero gewinnen – vom Einzelbetrieb bis zum Unternehmen mit vielen Teams und Standorten.
„Mit ProtocolHero bauen wir nicht einfach Software, die auf Computern läuft, sondern Software, auf der Unternehmen laufen.“
Steven Pakasathanan, GründerDokumentation ist kein Papierkram. Sie ist dein Nachweis.
Ob Baudokumentation, Prüfprotokoll, Übergabe oder Vertrag – am Ende geht es immer um dieselben vier Dinge.
Nachweis erbringen
Im Kern geht es immer darum, belegen zu können, was gemacht wurde – mit Fotos, Videos, Messwerten und Unterschrift, direkt vor Ort erfasst.
Basis der Abrechnung
Ohne Abnahme keine Zahlung. Abnahmeprotokoll, Aufmaß, Stunden und Nachträge sind die Basis jeder Rechnung – vollständig, bevor sie rausgeht.
Rechtssicher belegt
Zeitstempel, GPS-Position und ein lückenloses Aktivitätsprotokoll zeigen, wer wann was erfasst oder geändert hat. Im Streitfall liegt dein Nachweis sofort vor.
Für Versicherung & TÜV
Versicherer, TÜV, Sachverständige oder Auftraggeber verlangen Belege. Du greifst jederzeit darauf zu – auch Jahre später.
Im Kern ist Dokumentation Information.
Und die steckt heute überall: auf Papier, in E-Mails, im WhatsApp-Chat, in Excel, in Fotos auf dem Handy oder im Kopf eines Kollegen. ProtocolHero bringt sie an einen Ort und gibt deinem Betrieb ein Werkzeug, das alle gleich nutzen – vom Chef bis zum Azubi.
- Papier
- Excel
- Handyfotos
- Telefon
Team draußen, Büro drinnen: drei Fragen, die täglich Stunden kosten
Ob drei Leute oder dreißig Teams unterwegs sind: Du brauchst jederzeit drei Antworten – ist alles erledigt, wer kümmert sich um den Mangel, und was legst du im Prüffall vor?
- 1
Ist alles erledigt?
Offene, laufende und freigegebene Einreichungen je Vorlage und Mitarbeiter auf einen Blick – mit Fristen, Zuständigen und Status.
- 2
Wer kümmert sich um den Mangel?
Jede Einreichung landet automatisch als Karte auf dem Board deines Teams – mit Verantwortlichem und Frist. Optional prüft ein Hero Agent sie nach deinen Regeln und fragt Fehlendes nach.
- 3
Was legst du im Prüffall vor?
Unterschriebenes PDF, vollständiges Aktivitätsprotokoll mit Zeitstempeln, Fotos, Messwerte und Freigaben – ein Klick statt einer Suche.
Dokumentenzentrale · alle Teams
34 Mitarbeiter · 3 Teams · diese Woche
7
Offen
4
In Prüfung
128
Freigegeben im Monat
2
Überfällig
DGUV V3 Prüfung
Halle 3 · UV2
M. KrauseWartungsbericht
Aufzug 2 · Büropark
T. BrandAbnahmeprotokoll
Büro 4. OG
L. OttoStörungsbericht
Halle 1 · HV
R. KayaVDE 0100-600 Erstprüfung
Neubau · Block B
S. WeberHero Agent, 07:00: 2 Prüfungen sind überfällig. Ich habe R. Kaya und T. Brand erinnert und die offene Liste in #team-nord gepostet.
Erfassen. Organisieren. Routine abgeben.
Die Plattform trägt deinen Ablauf vom Einsatz vor Ort bis zur Abrechnung. Ein Hero KI Agent kommt dazu, wenn du Routine abgeben willst.
- 1Vor Ort
Dein Team erfasst, was passiert
Ob Chef, Monteur, Azubi, Prüfer oder Vertrieb – jeder füllt das Protokoll mobil aus, mit Fotos, Messwerten und Unterschrift, auch offline. Nichts wird später abgetippt.
- 2Im Büro
ProtocolHero organisiert die Zusammenarbeit
Jedes Dokument hat einen Status und einen Verantwortlichen. Rückfragen, Fehler und Freigaben laufen direkt am Protokoll – statt über E-Mail, WhatsApp und Zettel.
- 3Hero KI AgentOptional
Dein Agent übernimmt die Routine
ProtocolHero funktioniert komplett ohne Agent. Nimmst du einen dazu, prüft er Einreichungen, fragt Fehlendes nach und bereitet Aufgaben, Termine und Abrechnung vor – genau hier sinken die Kosten pro Auftrag und die Marge steigt. Was folgenreich ist, gibst du frei.
Hero Agent entdeckenKosten pro Auftrag ↓Marge pro Auftrag ↑Nur PlattformMit Hero KI AgentJe weniger Routine dein Team selbst erledigt, desto geringer der Aufwand pro Auftrag – die Marge steigt.
Schematische Darstellung, keine gemessenen Kundenergebnisse. Der Effekt hängt von Auftragsart, Team und Abläufen ab.
Mit Struktur wächst dein Betrieb – nicht das Chaos
Wer ohne feste Abläufe wächst, bekommt mehr Rückfragen, mehr Fehler und ein volleres Büro. Mit ProtocolHero arbeitet jeder nach denselben Vorlagen und Abläufen – so behältst du dein Wachstum im Griff.
Neue Leute schneller startklar
Vorlagen und Abläufe zeigen, was zu tun ist – statt Wissen, das nur im Kopf einzelner steckt.
Gleiche Qualität in jedem Team
Ob erstes Team oder fünftes Team, ob ein Standort oder mehrere: Jede Doku sieht gleich aus und ist gleich vollständig.
Mehr Aufträge, gleiches Büro
Status, Zuständige und Nachweise sind sofort sichtbar. Das Büro koordiniert, statt hinterherzutelefonieren.
Zwei Abläufe, die ein Hero Agent übernimmt
Beispielabläufe aus Service und Büro: Was reinkommt, was der Agent übernimmt, wo ein Mensch entscheidet.
Zwei Beispiele von vielen. Ein Hero Agent kennt keine festen Grenzen – wir passen jeden Agenten individuell an deinen Betrieb, deine Abläufe und deine Systeme an.
Vertrauen
Über 1.000 Betriebe nutzen ProtocolHero
Vom Ein-Mann-Betrieb bis zum Unternehmen mit vielen Teams: Handwerk, Prüfer, Hausverwaltungen und Dienstleister vertrauen auf ProtocolHero.
„Besonders das KI-Feature spart uns sehr viel Zeit, weil wir nicht mehr alles händisch eintippen müssen. Eure KI ist genial.“
Für jeden Betrieb, der strukturiert dokumentiert
Von Handwerk und Prüfung bis Facility Management, Hausverwaltung, Audits und interne Abläufe.
Elektro
Prüfprotokolle, Messwerte, Abnahmen und Mängelprotokolle strukturiert dokumentieren.
SHK
Wartungen, Inbetriebnahmen, Kundendienstberichte und Abnahmeprotokolle.
Klima & Kälte
Serviceberichte, Wartungsprotokolle und Störungsdokumentation.
Facility Management
Objektbegehungen, Wartungsrunden, Zustandsberichte und Dienstleisternachweise.
Hausverwaltungen
Wohnungsübergaben, Mängelprotokolle, Schadendokumentation und Eigentümer-PDFs.
Gutachter & Sachverständige
Befundaufnahmen, Fotos, Bewertungen und strukturierte PDF-Berichte.
Dachdecker
Dachbegehung, Sturm- und Hagelschaden, Abdichtung und Abnahme mit Fotos.
Gerüstbauer
Auf- und Abbau, Prüfung vor Nutzung und Übergabe an Gewerke mit Fotos.
Ohne Normkonformitäts- oder Zertifizierungsversprechen.
Eigenständig nutzen oder mit bestehenden Systemen verbinden
ProtocolHero funktioniert als komplette Plattform für sich. Wo dein Betrieb schon ERP, Kalender, Branchen-Software oder eigene KI nutzt, verbinden wir ProtocolHero per API und MCP – die passende Anbindung klären wir gemeinsam.
Mehr zu API & MCP
Wenn dein Betrieb wächst: viele Teams, ein Prozess
Freigabe-Workflow, Mängelprozess mit Verantwortlichem und Frist, Aktivitätsprotokoll mit Zeitstempeln und Subunternehmer ohne Lizenz – als Betriebslizenz mit Pilot in vier Wochen.
- Jahresvertrag nach Teamgröße
- Einführung und Pilot inklusive
- Hosting in Deutschland
Häufige Fragen
Eine Plattform für strukturierte Dokumentation – egal welcher Betrieb.
Im Erstgespräch zeigen wir dir, wie ProtocolHero in deinem Betrieb läuft – und Dokumentation endlich einfach wird.