50%
Zeitersparnis
im Büro und bei Monteuren, durch digitale Dokumentation
Weg von Word, Excel und Papier.
Digitale Protokolle und Nachweise.
Prüfprotokolle, Belege und Formulare im selben Vorgang, mit Team, Freigaben, Planung und KI, für Zeitersparnis und Produktivitätssteigerung.
Eine Plattform für viele Dokumentationsprozesse.
No-Code VorlagenMobil & OfflinePDF ExportTeam FreigabeSignaturenFormular-Sharing
Automatisierung im Betrieb
Schneller, effizienter, produktiver.
Jeder Schritt ist Kommunikation: Verträge, Dokumente, Prüfprotokolle, Chats, Aufgaben. ProtocolHero holt das an einen Ort und digitalisiert es. Mit der KI steigerst du die Produktivität und verstehst deinen eigenen Betrieb besser.
Messbare Ergebnisse
Das erreichen unsere Kunden
Dokumentation und Kommunikation an einem Ort, mit KI im Betrieb.
−40%
weniger Nacharbeit
Fotos und Werte nicht ein zweites Mal erfassen
30%
schnellerer Nachweis
vom Einsatz zum unterschriebenen PDF
80%
ohne Rückfrage
vollständiges Protokoll schon beim ersten Mal
Durch
- Abläufe digital
- Einsatz im Blick
- KI Agent weist zu
- Nachweise sofort als PDF
Über 1.000 Betriebe nutzen ProtocolHero.
Kundenstimmen ansehenDokumenten-Workflow
Jedes Protokoll. Vollständig rückverfolgbar.
Weise Dokumente zu, lege Prüfer fest und verfolge jeden Schritt — inklusive GPS-Standort bei der Unterschrift und kompletter Aktivitätshistorie.
Prozess
Protokoll angelegtAusgelöst
DGUV V3 / OBJ-2026-0142
ZugewiesenAbgeschlossen
Tobias Kern → Edward Nguyen
Prüfung angefordertAbgeschlossen
Freigabe durch Anna Kersting
Unterschrift + GPSVerifiziert
München · 48.1351° N, 11.5820° E
AbgeschlossenFertig
PDF generiert & archiviert
Verlauf
AktivitätshistorieDGUV V3 / OBJ-2026-0142
Tobias KernAbgeschlossen
04.06.2026 01:30
Edward NguyenZur Prüfung eingereichtTobias Kern
04.06.2026 01:28
Der FI sollte getauscht werden. Aylin hat bereits ein Angebot an den Kunden versendet. Sonst war soweit alles in Ordnung.
Florian MayerZugewiesenEdward Nguyen
04.06.2026 01:14
Ich habe den fehlenden FI-Schutzschalter nachgerüstet. Du kannst nun alle Stromkreise protokollieren.
Tobias KernErstellt
04.06.2026 01:09
Zuweisung & Freigabe
Prüfer festlegen
GPS bei Unterschrift
Lückenlose Aktivitätshistorie
Produkt
Ansichten, die den Nutzen sofort zeigen
Konkrete UI-Ansichten für Builder, mobile Einreichung, PDF-Übergabe, Kalender, Board, Einsatzplanung und Chat.
Protokoll-Builder
Eigene Protokolle mit Feldern, Abschnitten und Pflichtangaben aufbauen – ohne Code.
Mobiles Ausfüllen
Einreichung vor Ort ausfüllen, Status sehen und Nachweise anhängen.
PDF-Export
Prüfprotokoll mit Messwerten, Fotos und Unterschrift übergeben.
Kalender & Aufgaben
Aufgaben als Liste, Kalender oder Board planen – mit Fälligkeiten im Blick.
Aufgaben-Board
Aufgaben als Kanban-Board organisieren – mit frei benennbaren Spalten, Team-Labels, mehreren Zuweisungen und Fortschritt.
Einsatzplanung
Die Woche des Teams auf einen Blick: Wer ist wo, wie voll ist der Tag, welcher Auftrag hängt.
Chat
Kanäle für die Baustelle, direkte Nachrichten ans Team – absprechen, ohne den Vorgang zu verlassen.
Anwendungsfälle
Ein System für viele Dokumentationsprozesse
Von Handwerk und Prüfung bis Facility Management, Hausverwaltung, Audits und interne Abläufe.
Elektro Prüfprotokolle
Prüfungen, Messwerte, Abnahmen und Mängelprotokolle strukturiert dokumentieren – ohne Normkonformitätsversprechen.
SHK Wartungen
Heizungswartung, Inbetriebnahmen und Kundendienstberichte als digitale Nachweise erfassen.
Klima & Kälte Service
Serviceberichte, Wartungsprotokolle, Störungsdokumentation und Checklisten für Kälteanlagen.
Bau & Ausbau
Regieberichte, Bautagesberichte, Abnahmen, Mängelprotokolle und Fotodokumentation.
Maler & Ausbaugewerke
Aufmaßdokumentation, Mängel, Vorher-Nachher-Fotos, Abnahmen und Kundenunterschriften.
Wartung & Service
Wiederkehrende Serviceeinsätze, Checklisten, Kundennachweise und PDF-Übergabe.
Das kennen viele Betriebe
Weg von Word, Excel und Papier
Viele Betriebe bauen wichtige Abläufe noch in Word, Excel oder auf Papier. ProtocolHero macht daraus digitale Vorlagen mit Struktur, Prüfung, Freigabe und PDF-Ausgabe.
Wie es heute oft läuft
Papierformulare und Zettel
Word- und Excel-Dokumente
Fotos per WhatsApp
E-Mails ohne Nachverfolgung
Unklare Freigaben und kein Archiv
Mit ProtocolHero
Eigene digitale Vorlagen erstellen
Vor Ort ausfüllen mit Fotos und Nachweisen
Im Team prüfen und freigeben
Als PDF archivieren und übergeben
Alles an einem Ort, nachvollziehbar
So funktioniert es
Vom eigenen Formular zum fertigen Nachweis
Der Ablauf bleibt einfach: Vorlage vorbereiten, vor Ort ausfüllen, im Team freigeben.
1
Vorlage bauen oder auswählen
Starte mit einer Vorlage oder baue dein eigenes Protokoll passend zum Betrieb – ohne Code.
2
Vor Ort ausfüllen
Erfasse Messwerte, Fotos, Hinweise und Unterschriften direkt auf der Baustelle oder im Objekt.
3
Prüfen, freigeben, PDF übergeben
Dein Team prüft die Einreichung und übergibt einen sauberen PDF-Nachweis – digital oder ausgedruckt.
Plattformfähigkeiten
Eine Plattform, die wächst
Von einfachen Protokollen bis zu komplexen Dokumentationsprozessen. Was heute live ist, was in der Beta und was bald kommt.
Verfügbar
No-Code Vorlagen Builder
Eigene Formulare und Protokolle per Drag-and-drop erstellen.
Einreichungen
Formulare digital ausfüllen – mobil und offline.
PDF Export
Professionelle PDFs aus jeder Einreichung.
Datenbanken
Stammdaten verknüpfen und wiederverwenden.
Signaturen & Freigaben
Unterschrift vor Ort, Angebot zur Unterschrift und nachvollziehbarer Verlauf.
Belege
Reisekosten, Bewirtung und Eigenbelege als digitale Vorlagen – kein Buchhaltungsprodukt.
Teilen & Export
Nachweise als PDF oder über sichere Links übergeben.
Team-Workflow
Zuweisen, prüfen, freigeben – nachvollziehbar.
Mobile & Offline
Auch ohne Internet auf der Baustelle nutzen.
Webformulare
Strukturierte Anfragen direkt über die eigene Website erfassen.
Berichte & Auswertungen
Einreichungen auswerten, Fortschritte verfolgen und Aktivitäten im Blick behalten.
Zeitstempel
Automatische Zeitstempel bei definierten Aktionen im Protokoll.
Aufgaben & Kalender
Aufgaben aus Protokollen ableiten, Termine und Fälligkeiten als Liste, Kalender oder Board planen.
Aufgaben-Board
Aufgaben als Kanban-Board mit frei benennbaren Spalten, Team-Labels und Mehrfachzuweisung organisieren.
Einsatzplanung
Wer ist wo in der Woche, wie voll ist der Tag, welcher Auftrag hängt.
Chat
Kanäle für die Baustelle und direkte Nachrichten ans Team.
Wiederkehrende Blöcke
Verschachtelte Ebenen beim Ausfüllen anlegen – Stromkreis, Raum, Gerät.
Bald verfügbar
Grundriss-Aufgaben
Bald verfügbar
Aufgaben und Mängel direkt auf Plänen verorten.
Angebote schreiben
Bald verfügbar
Angebote aus dokumentierter Leistung ableiten – in Planung, kein Angebots-Builder heute.
Rechnungserstellung
Bald verfügbar
Rechnungen aus dokumentierter Leistung ableiten.
Zeiterfassung
Bald verfügbar
Zeiten je Auftrag und Kolonne erfassen.
Lagermanagement
Bald verfügbar
Material und Bestand im Betrieb führen.
Anbinden oder alles führen
ProtocolHero dort, wo dein Betrieb arbeitet
Bald per API und MCP an die eigene KI und bestehende Software – oder Dokumentation, Aufgaben und Team heute schon in ProtocolHero.
what we build
Alles in ProtocolHero
Protokolle, Aufgaben, Einsatzplanung, Chat und Freigaben in einer Plattform – ohne Extra-Tool für die Dokumentation.
Das ist der heutige Weg: Builder, Einreichungen, Kalender, Board und PDF in ProtocolHero.
Kostenlos startenDein Betrieb mit KI
ProtocolHero per API & MCP in bestehende Lösungen einbinden
Schließt die Werkzeuge an, die der Betrieb schon nutzt. Die KI versteht den Vorgang, empfiehlt den nächsten Schritt und handelt mit.
Mit ProtocolHero und KI-Agenten Tools anbinden, verstehen, empfehlen und handeln — damit der Betrieb produktiver wird.
Mehr zu API & MCPBranchen
Für jeden Betrieb, der strukturiert dokumentiert
Von Handwerk und Prüfung bis Facility Management, Hausverwaltung, Audits und interne Abläufe.
Elektro
Prüfprotokolle, Messwerte, Abnahmen und Mängelprotokolle strukturiert dokumentieren.
SHK
Wartungen, Inbetriebnahmen, Kundendienstberichte und Abnahmeprotokolle.
Klima & Kälte
Serviceberichte, Wartungsprotokolle und Störungsdokumentation.
Facility Management
Objektbegehungen, Wartungsrunden, Zustandsberichte und Dienstleisternachweise.
Hausverwaltungen
Wohnungsübergaben, Mängelprotokolle, Schadendokumentation und Eigentümer-PDFs.
Gutachter & Sachverständige
Befundaufnahmen, Fotos, Bewertungen und strukturierte PDF-Berichte.
Dachdecker
Dachbegehung, Sturm- und Hagelschaden, Abdichtung und Abnahme mit Fotos.
Gerüstbauer
Auf- und Abbau, Prüfung vor Nutzung und Übergabe an Gewerke mit Fotos.
Fliesenleger
Aufmaß, Untergrund, Abdichtung nass und Abnahme je Raum.
Maler
Anstrich, Untergrund, Farbton und Wohnungs- oder Objektabnahme mit Fotos.
Trockenbauer
Ständerwerk, Beplankung, Öffnungen und Abnahme je Raum oder Geschoss.
Ohne Normkonformitäts- oder Zertifizierungsversprechen.
Webformulare
Smarte Formulare teilen, einbetten und auswerten
Erstelle digitale Formulare für Kunden, Bewerber, Mieter, Dienstleister oder interne Teams. Teile sie per Link, binde sie auf deiner Webseite ein – als Inline-Formular oder als schwebender Button.
Schwebender Button
Live
Ein Klick genügt: Ein schwebender Button öffnet ein Popup-Formular auf jeder Seite deiner Webseite – ideal für digitale Besichtigungen, Umfragen und Kontaktformulare, die mehr können als ein einfaches Mail-Formular.
Direkt zur Aufgabe
Jede eingehende Einreichung lässt sich sofort als Aufgabe im Team anlegen – mit Fälligkeit und verantwortlicher Person im Kalender.
Mehr zu Kalender & AufgabenTeilen per Link
Formulare per Link an Kunden, Bewerber oder Dienstleister schicken – kein Login nötig. Der Empfänger öffnet das Formular direkt im Browser, füllt es aus und schickt es ab. Du erhältst das ausgefüllte Dokument sofort in deiner Inbox.
Live
Inline einbetten
Formulare direkt in eine Seite deiner Webseite einbetten – mit einem Embed-Code, ohne dass deine Kunden einen Account brauchen.
Live Demo — Öffentlicher Formular-Link
Prüfung elektrischer Anlagen – Klicken zum Ausfüllen
Mehr als nur ein Demo-Formular – stöbere durch unsere fertigen Vorlagen.
Weitere Vorlagen entdeckenMögliche Anwendungsfälle:
Digitale Besichtigungen vor OrtIntelligente UmfragenKontaktformulare mit StrukturSchadensmeldungenServiceanfragenJobformulare für KarriereseitenWohnungsbesichtigungenVorab-Checks für ServiceeinsätzeAbnahme- und ÜbergabeformulareKundenfragebögenUnterschriften & VerträgeLive: Formulare teilen, auf der Webseite einbetten und eingehende Anfragen direkt als Aufgabe zuweisen.
Preise
Pläne, die mit deinem Betrieb wachsen
Starte kostenlos und erweitere, wenn dein Team mehr braucht.
Kostenlos
Zum Ausprobieren und für die ersten Protokolle.
- Protokolle erstellen
- Mobiles Ausfüllen
- PDF-Export
Standard
Für wachsende Teams mit mehr Bedarf.
- Mehr Vorlagen und Einreichungen
- Datenbanken
- Workflow und Prüfung
Am beliebtesten
Hero
Für Betriebe, die voll digital arbeiten.
- Workspace-Branding
- Rollen und Rechte
- Erweiterte Funktionen
Preise ansehen
Alle Details und aktuelle Preise findest du auf der Preisseite.
Warum ProtocolHero
Hochwertig, ehrlich und nah am Handwerk
Made in Germany
In Deutschland entwickelt – mit dem Handwerk im Blick.
DSGVO-bewusst
Datenschutz wird von Anfang an mitgedacht.
Echte App statt Papierchaos
Eine Plattform statt Zettel, Word und verstreuter Fotos.
Support und Help-Center
Anleitungen und Antworten, wenn du sie brauchst.
Aus dem Handwerk
Entwickelt entlang echter Abläufe auf der Baustelle.
Vertrauen
Über 1.000 Betriebe nutzen ProtocolHero
Elektrobetriebe, Facility-Manager und Prüfdienstleister vertrauen auf digitale Protokolle mit ProtocolHero.
5,0★★★★★auf Google
Robin Twietmeyer
Geschäftsführer · Twietmeyer Energietechnik
„Von der ersten Minute überzeugt“
★★★★★
Als allererster Kunde von ProtocolHero – begeistert von der Vision und dem persönlichen Support.
Twietmeyer Energietechnik
„Erste Minute überzeugt – ProtocolHero für Photovoltaik & Wärmepumpen im Einsatz.“
ProtocolHero Kunde ★★★★★
Ali Eldaher
★★★★★
Super einfach zu bedienen – Protokolle in Minuten fertig statt Stunden.
Dirk Niesel
★★★★★
Spart uns täglich mindestens eine Stunde bei der Dokumentation. Sehr zu empfehlen!
Tim Schnüge
Geschäftsführer · Schnüge Elektrotechnik
„Mehr Überblick im Alltag“
★★★★★
Ob Schlüsselübergabe, Baudokumentation oder Prüfprotokoll – alles läuft heute deutlich strukturierter und einfacher.
Schnüge Elektrotechnik
„Drei Dokumentationsarten in einem System – strukturierter und einfacher als je zuvor.“
ProtocolHero Kunde ★★★★★
Denis Gafurow
★★★★★
Endlich papierlos auf der Baustelle. Sehr übersichtlich und einfach gehalten.
Jan Eric Eeten
★★★★★
Die KI-Funktion ist wirklich beeindruckend. Nie mehr alles mühsam abtippen.
Luca Würzburg
Projektleiter · Elektro Heimanns GmbH
„Genau richtig!“
★★★★★
Knapp 1.000 Dokumente erstellt – ProtocolHero ist bei uns voll im Alltag angekommen.
Elektro Heimanns GmbH
„Knapp 1.000 Dokumente digital – zeigt, wie stark ProtocolHero bei uns angekommen ist.“
ProtocolHero Kunde ★★★★★
Tim Schnüge
★★★★★
Top Support, schnelle Antworten, und das Tool macht genau was es soll.
Moamer Mucic
★★★★★
Prüfprotokolle direkt vor Ort erstellen – das revolutioniert unseren Alltag.
Lukas Colomiet
Geschäftsführer · CoProjekt GmbH
„Eure KI ist genial“
★★★★★
Besonders das KI-Feature spart uns sehr viel Zeit – wir nutzen ProtocolHero inzwischen täglich.
CoProjekt GmbH
„Das KI-Feature spart uns sehr viel Zeit – täglich im Einsatz, selbsterklärend.“
ProtocolHero Kunde ★★★★★
Dennis Geffel
★★★★★
Für uns als Elektrofachbetrieb die ideale Lösung. Klare Weiterempfehlung!
Matthias Frasch
★★★★★
Das Onboarding war super schnell. Das ganze Team war nach 10 Minuten startklar.
Murat Ekinci
Inhaber · Kluge Elektriker EMB GmbH
„Weil es Zeit spart“
★★★★★
Einmal eingerichtet, Team eingewiesen – das spart uns super viel Zeit.
Kluge Elektriker EMB GmbH
„Einmal eingerichtet, dauerhaft Zeit gespart – Dokumentation läuft in geregelten Bahnen.“
ProtocolHero Kunde ★★★★★
Christian Hösl
★★★★★
Alles an einem Ort – Protokolle, Stundenerfassung, Dokumente. 5 Sterne verdient.
Felix Greiff
★★★★★
Nie mehr Zettelwirtschaft. Übergabeprotokolle sehen jetzt wirklich professionell aus.
Shahin Sello
Geschäftsführer · Elektro Sello GmbH
„Endlich digital“
★★★★★
Unsere Dokumentation läuft deutlich sauberer und schneller – alles an einem Ort.
Elektro Sello GmbH
„Sauberer und schneller dokumentiert – alle Protokolle direkt an einem Ort.“
ProtocolHero Kunde ★★★★★
Ilias Gervalla
★★★★★
Genial für Versicherungsarbeiten – lückenlose Doku auf Knopfdruck in Sekunden.
Eugen Johannes Stach
★★★★★
Beste Entscheidung für unseren Betrieb. Läuft stabil und absolut zuverlässig.
Kushtrim Behrami
Inhaber · Behrami & Nura GbR
„Professionelles Auftreten“
★★★★★
Protokolle direkt digital auf der Baustelle – deutlich weniger Papierkram.
Behrami & Nura GbR
„Deutlich weniger Papierkram – Protokolle direkt digital auf der Baustelle.“
ProtocolHero Kunde ★★★★★
Elias Liepert
★★★★★
Auch meine älteren Mitarbeiter kommen super damit zurecht – klar und intuitiv.
Lukas Colomiet
★★★★★
Protokolle endlich sauber, einheitlich und immer sofort wieder auffindbar.
Thomas Lövenich
Malermeister · Malermeister Thomas Lövenich
„Einfacher Nachweis“
★★★★★
Gerade bei Versicherungsarbeiten ist eine saubere, lückenlose Doku Gold wert.
Malermeister Thomas Lövenich
„Bei Versicherungsarbeiten ist lückenlose Doku Gold wert – sofort abrufbar.“
ProtocolHero Kunde ★★★★★
Martin Wittmers
★★★★★
Der Kundenauftritt wirkt sofort professioneller – digitale Abnahmen überzeugen.
Hans Münchrath
★★★★★
Stundenlange Excel-Tabellen gehören der Vergangenheit an. Danke, ProtocolHero!
Daniel Strube
Geschäftsführer · DSM Elektrotechnik GmbH
„Vielseitig einsetzbar“
★★★★★
ProtocolHero ist extrem vielseitig – wir nutzen es sogar für interne Prozesse wie unsere Inventur.
DSM Elektrotechnik GmbH
„Extrem vielseitig – von eigenen Protokollen bis zur internen Inventur alles in einem System.“
ProtocolHero Kunde ★★★★★
Garrett Rooney
Inhaber · Remi Tools, Dublin
„Software ist ein Werkzeug“
★★★★★
ProtocolHero ist nicht einfach nur ein Programm – es reduziert Fehler und beschleunigt Abläufe.
Remi Tools, Dublin
„Reduziert Fehler, beschleunigt Abläufe – bewährt sogar im internationalen Einsatz.“
ProtocolHero Kunde ★★★★★
„Besonders das KI-Feature spart uns sehr viel Zeit, weil wir nicht mehr alles händisch eintippen müssen. Eure KI ist genial.“
FAQ
Häufige Fragen
Eine Plattform für strukturierte Dokumentation – egal welcher Betrieb.
Kostenlos testen oder ein Erstgespräch führen – und Dokumentation endlich einfach machen.