Bewirtungsbeleg Vorlage – §4 Abs. 5 Nr. 2 EStG konform

Die Pflichtangaben nach §4 Abs. 5 Nr. 2 EStG – ohne Lücken

Der Gesetzgeber ist hier ungewöhnlich konkret: Ein Bewirtungsbeleg muss schriftlich, zeitnah und vom Steuerpflichtigen selbst erstellt sein und alle Pflichtangaben enthalten. Das Bundesfinanzministerium hat in mehreren BMF-Schreiben präzisiert, was 'zeitnah' bedeutet: in der Regel innerhalb von 10 Tagen nach der Bewirtung. Wer den Beleg erst Wochen später zur Buchhaltung gibt, riskiert die Aberkennung.

Besonders streng wird der Anlass geprüft: 'Geschäftsessen' reicht nicht – das gilt im Lichte der Rechtsprechung als reine Floskel. Akzeptiert werden konkrete Angaben wie 'Vertragsverhandlung Projekt X', 'Akquise-Gespräch Neukunde Y' oder 'Jahresplanung Vertriebsteam'. Die Vorlage hat dafür ein Pflicht-Textfeld mit Beispielen.

Bei der Personenliste verlangt das Finanzamt alle Teilnehmer namentlich – auch den Gastgeber selbst. Die früher übliche Praxis, nur 'eigene Person plus 3 Gäste' anzugeben, wird seit 2007 nicht mehr akzeptiert.

Restaurantrechnung – was darauf stehen muss

Zusätzlich zum Eigenbeleg verlangt §14 UStG für Bewirtungsaufwendungen ab 250 EUR eine ordnungsgemäße Rechnung mit allen Pflichtangaben: Name und Anschrift des Leistungsempfängers (also der Firma des Gastgebers, nicht 'an Selbstabholer'), Steuernummer oder USt-IdNr. des Restaurants, fortlaufende Rechnungsnummer, Datum, Aufschlüsselung der Speisen und Getränke nach Steuersätzen, ausgewiesene Umsatzsteuer.

Kleinbetragsrechnungen unter 250 EUR brutto sind etwas einfacher: hier reichen Name und Anschrift des Restaurants, Datum, Menge und Art der Leistungen sowie Bruttobetrag und Steuersatz. Die Vorlage hat dafür ein Foto-Pflichtfeld – ohne angehängte Rechnung wird der Beleg nicht abgeschlossen.

Trinkgeld – richtig dokumentieren und absetzen

Trinkgeld ist als Bewirtungsaufwand absetzbar, wenn es üblich ist (in Deutschland in der Regel 5–10 % vom Rechnungsbetrag). Wichtig: Das Trinkgeld muss vom Gastgeber selbst auf dem Bewirtungsbeleg ausgewiesen werden, da es auf der Restaurant-Rechnung typischerweise nicht erscheint. Die Vorlage hat ein eigenes Pflichtfeld für Trinkgeld und summiert es automatisch zum Gesamtbetrag.

Bei Trinkgeld ohne Quittung empfiehlt sich eine kurze Bemerkung wie 'in bar gegeben, Bedienung Anna' – das stärkt die Glaubhaftigkeit gegenüber dem Prüfer und ist über das Notizfeld der Vorlage abgedeckt.

Was die digitale Vorlage in der Praxis spart

Klassischer Ablauf: Gastgeber sammelt Restaurant-Rechnung, schreibt auf Papier alle Angaben dazu, gibt das Bündel Tage später in die Buchhaltung, die Buchhaltung scannt, sortiert, tippt ab, archiviert. Pro Bewirtung 15–25 Minuten Bürotätigkeit – und nicht selten ist beim Tippen schon die Rechnung verloren oder unleserlich.

Mit der digitalen Vorlage füllt der Gastgeber den Beleg direkt im Restaurant aus, fotografiert die Rechnung mit dem Smartphone und ist fertig. Buchhaltung übernimmt den fertigen Beleg in DATEV, lexoffice oder sevdesk. Pro Bewirtung entstehen so etwa 4 Minuten Aufwand – plus die Sicherheit, dass kein Beleg mehr im Sakko verschwindet.

Bei einem Vertrieb mit 10 Bewirtungen pro Monat sind das jährlich rund 30 Stunden, die nicht in Belegsortierung fließen müssen – und alle Belege sind zu 100 % prüfsicher dokumentiert.