Reisekostenabrechnung Vorlage – Pauschalen & Belege nach EStG/LStR

Verpflegungspauschalen – das Herzstück jeder Abrechnung

Für Inlandsreisen gelten seit 2020 zwei Pauschalsätze nach §9 Abs. 4a EStG: 14 € für Tage mit Abwesenheit über 8 Stunden sowie für An- und Abreisetage einer mehrtägigen Reise, 28 € für jeden vollen Tag (24 Stunden Abwesenheit). Diese Beträge sind lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei erstattbar.

Bei Auslandsreisen gelten länderspezifische Pauschalsätze, die das BMF jährlich aktualisiert (BMF-Schreiben zu Auslandsreisekosten). Beispiel 2026: London 62 € / 41 €, Paris 58 € / 39 €, New York 66 € / 44 €. Die Vorlage hat dafür ein eigenes Feld 'Auslandsreise' mit Tabelle der gültigen Sätze.

Wichtig: Die Pauschale ist eine Pauschale – Belege für tatsächliche Verpflegungsausgaben werden vom Finanzamt grundsätzlich nicht akzeptiert (außer als geldwerter Vorteil bei Übersteigen der Pauschale).

Kürzung der Pauschale – der häufigste Fehler

Stellt der Arbeitgeber dem Mitarbeiter unentgeltlich eine Mahlzeit (oder ein Hotelfrühstück über die Reisekosten), muss die Verpflegungspauschale gekürzt werden – auch wenn der Mitarbeiter die Mahlzeit gar nicht in Anspruch genommen hat. Die Kürzungssätze sind in §9 Abs. 4a Satz 8 EStG geregelt:

• Frühstück: 20 % der vollen Tagespauschale (Inland: 5,60 €)
• Mittagessen: 40 % der vollen Tagespauschale (Inland: 11,20 €)
• Abendessen: 40 % der vollen Tagespauschale (Inland: 11,20 €)

Übernachtung – Pauschale oder Einzelbeleg

Übernachtungskosten sind grundsätzlich per Einzelbeleg abzurechnen (§9 Abs. 1 Nr. 5a EStG). Eine Übernachtungspauschale ist nur noch dann steuerfrei erstattbar, wenn keine Belege vorliegen – und liegt bei 20 € pro Übernachtung im Inland (international entsprechend dem BMF-Schreiben). In der Praxis wird fast immer per Hotelrechnung abgerechnet.

Frühstück muss in der Hotelrechnung separat ausgewiesen oder pauschal mit 5,60 € abgezogen werden. Die Vorlage hat dafür ein eigenes Feld 'Abzüge für Frühstück, Mittag- und Abendessen' – das automatisch in den Gesamtbetrag einfließt.

Fahrtkosten – die drei Varianten

Mit dem Dienstwagen: Fahrtkosten gehen direkt zu Lasten des Arbeitgebers, Tankbelege sind beizufügen. Mit dem privaten PKW: Pauschal 0,30 €/km für die ersten 20 km, ab 21. km 0,38 €/km nach §9 Abs. 1 Nr. 4a EStG (Stand 2026, geprüft jährlich). Mit Bahn oder Flug: tatsächliche Kosten gegen Beleg.

Wichtig: Die Kilometerpauschale gilt nur für Dienstreisen, nicht für Fahrten zur ersten Tätigkeitsstätte (Pendlerpauschale §9 Abs. 1 Nr. 4 EStG, anders berechnet). Die Vorlage trennt beide Fälle sauber.

Was die digitale Vorlage in der Praxis spart

Klassischer Ablauf: Mitarbeiter kommt von Dienstreise zurück, sammelt 5–10 Belege ein, füllt ein Excel-Formular aus, scannt Belege ein, mailt alles an die Buchhaltung; die Buchhaltung prüft die Pauschalen, korrigiert Kürzungen, fordert fehlende Belege nach, bucht. Aufwand pro Abrechnung: 35–50 Minuten verteilt über mehrere Tage – plus Wartezeit auf Rückzahlung.

Mit der digitalen Vorlage erfasst der Mitarbeiter Reisedaten direkt unterwegs am Smartphone, fotografiert Belege im Moment des Empfangs, die Pauschalen werden automatisch nach Stunden und Kürzungen berechnet, der Vorgesetzte gibt mit einem Klick frei. Aufwand pro Abrechnung: 8–12 Minuten, ohne Rückfragen. Bei einem Außendienst mit 80 Reisen pro Jahr eine Ersparnis von rund 50 Stunden Bürotätigkeit.