Überblick
Nutze Bezugspunkte, wenn du Einreichungen nicht nur nach Datum oder Titel, sondern nach dem eigentlichen Bezug sortieren willst — zum Beispiel Kunde, Objekt, Anlage oder Auftrag. Besonders in Serviceteams, Facility, Elektro oder Hausverwaltung sammeln sich schnell viele Rapporte und Protokolle. Mit Bezugspunkten hängst du jedes Dokument an den richtigen Kontext: Alle Einsätze bei Müller GmbH, alle Wartungen an einer Wärmepumpe oder alle Protokolle zu einem Gebäude findest du später mit wenigen Klicks, statt in Ordnern, Excel-Listen oder E-Mail-Verläufen zu suchen.
Schritt für Schritt
Bezugspunkt am Protokoll einrichten
Öffne dein Protokoll, zum Beispiel den Service-Rapport im Editor und wechsle zu den Einstellungen. Im Bereich Bezugspunkt legst du fest, worauf sich Einreichungen aus diesem Protokoll beziehen sollen. Du kannst Hauptbezug, Unterbezug und optional einen Zusatzbezug aktivieren, je nachdem, wie fein du später filtern und wiederfinden willst.
Haupt-, Unter- und Zusatzbezug verstehen
Der Hauptbezug ist die grobe Zuordnung, etwa Kunde, Objekt oder Gebäude. Der Unterbezug verfeinert das zum Beispiel Anlage, Wohnung oder Bereich. Der Zusatzbezug ist optional und eignet sich für weitere Details wie eine Vorgangs-ID oder einen Prüfzeitraum. Am Service-Rapport könnte das aussehen: Müller GmbH / Wärmepumpe WP-2024-1182 / Wartung Q3 2026. So bleibt jede Einreichung eindeutig zuordenbar.
Bezugspunkt beim Ausfüllen zuweisen
Startest du eine neue Einreichung, füllt sich der passenden Bezugspunkt direkt beim Ausfüllen mit dem eingetragenen Inhalt oder du ergänzt ihn im Nachgang. Der Techniker dokumentiert den Service-Einsatz vor Ort, und die Einreichung hängt sofort am richtigen Kunden und an der richtigen Anlage. Wenn du Datenbanken verknüpft hast, kannst du Einträge aus deiner Kunden- oder Objektliste auswählen, statt alles jedes Mal neu einzutippen.
Einreichungen filtern und Historie einsehen
Unter Einreichungen siehst du in der Spalte Bezugspunkt auf einen Blick, wozu ein Rapport gehört. Filtere nach Kunde, Objekt oder Zeitraum und finde so alle bisherigen Einsätze zu Müller GmbH oder zu einer bestimmten Anlage. So wird aus einzelnen Protokollen eine nachvollziehbare Historie, ideal für Wartungsverträge, wiederkehrende Prüfungen oder die Übergabe ans Büro.
Bezugspunkte konsequent nutzen
Weise jeder Einreichung einen Bezugspunkt zu. Je konsequenter dein Team das tut, desto weniger Zeit verliert ihr später mit Suchen. Bezugspunkte ergänzen Labels und Suche: Labels markieren Status oder Themen, Bezugspunkte strukturieren den fachlichen Bezug zum Objekt oder Kunden. Gemeinsam sorgen sie dafür, dass in ProtocolHero nichts untergeht, wenn der Betrieb wächst.