Überblick
Nutze Workflows in ProtocolHero, wenn ein Protokoll im Team durch mehrere Hände gehen soll, bevor es final rausgeht. Typisch im Handwerk: Der Monteur dokumentiert den Service-Einsatz vor Ort, Meister oder Büro prüft den Rapport und gibt ihn frei. Erst dann geht das PDF an den Kunden oder in die Rechnung. Mit Zuweisung leitest du ein Protokoll oder eine Einreichung an genau eine Person weiter; mit Prüfung & Freigabe legst du fest, wer final abschließen darf. So bleibt der Ablauf nachvollziehbar, Pflichtfelder werden eingehalten und alle Beteiligten werden automatisch benachrichtigt.
Schritt für Schritt
Workflow am Protokoll einrichten
Öffne dein Protokoll im Editor und wechsle zu den Einstellungen. Aktiviere dort Workflow und richte die beiden Bausteine ein: Mit Zuweisung leitest du ein Protokoll oder eine Einreichung an genau eine Person zur Bearbeitung weiter. Mit Zur Prüfung wählst du einen Prüfer aus. Nur diese Person darf die Einreichung final abschließen. Für die meisten Service-Rapporte reicht Zur Prüfung: Der Techniker reicht ein, Meister oder Büro gibt frei. Optional aktivierst du Pflichtfelder, damit erst vollständig ausgefüllte Rapporte zur Prüfung eingereicht werden können.
Vor Ort ausfüllen und zur Prüfung einreichen
Starte eine neue Einreichung und fülle den Service-Rapport direkt beim Kunden aus: Tätigkeit, Material, Arbeitszeit, Fotos und Kundenunterschrift. Wenn alles passt, klickst du auf Zur Prüfung einreichen, wählst einen Prüfer aus der erlaubten Liste und hinterlässt optional eine kurze Nachricht. Die Einreichung wechselt in den Status In Prüfung und ist für dich als Bearbeiter gesperrt, bis der Prüfer freigibt oder die Prüfung abgebrochen wird.
Als Prüfer prüfen und freigeben
Der Prüfer erhält automatisch eine Benachrichtigung in ProtocolHero und optional per E-Mail. Im Büro öffnet er die Einreichung, prüft alle Einträge, Fotos und die Unterschrift und schließt den Rapport mit Abschließen final ab. Danach ist der Service-Rapport abgeschlossen und bereit für PDF, digitalen Link an den Kunden oder die weitere Bearbeitung im Team, zum Beispiel Rechnungserstellung.
Einreichungen im Team zuweisen
Neben der Prüfung kannst du Einreichungen auch direkt zuweisen, zum Beispiel, wenn jemand anderes das Dokument erst fertigstellen soll. Beim Ausfüllen klickst du auf Zuweisen, wählst genau eine Person aus der im Protokoll hinterlegten Liste und diese übernimmt die Bearbeitung. Zuweisung und Prüfung lassen sich kombinieren oder getrennt nutzen, je nachdem, wie dein Betrieb arbeitet.
Status und Benachrichtigungen im Blick behalten
Unter Einreichungen siehst du auf einen Blick, welche Rapporte zugewiesen, in Prüfung oder abgeschlossen sind; filterbar nach Kunde, Status oder Zeitraum. Die Aktivitätslegende zeigt dir, wer wann was geändert hat. Falls nötig, kann die Prüfung abgebrochen werden und das Dokument geht zurück an den Bearbeiter. Wichtig: Ist ein Workflow aktiv, funktioniert öffentliches Ausfüllen über Link oder Website-Einbettung für dieses Protokoll nicht — Workflows sind für interne Teamprozesse gedacht.